Podczas pobytu w każdym hotelu, czy też innym miejscu noclegowym o podobnym charakterze niezbędne będzie okazanie dowodu osobistego. Procedura ta jest niejako gwarancją wypłacalności klienta, ponieważ regulowanie opłat odbywa się często tuz po zakończeniu pobytu. Niestety zdarza się też tak, że niektórzy bywalcy hoteli niszczą celowo sprzęty lub wynoszą przedmioty będące własnością hotelu. Wówczas posiadanie danych osób, które w jakiś sposób nie uszanowały regulaminu, może być pomocne – wandal nie ma wstępu ponownie na teren obiektu. Pozyskiwanie danych może też służyć do celów marketingowych. Jeśli wyrażamy zgodę na otrzymywanie drogą mailową lub telefoniczną informacji o promocjach, czy zniżkach, może być to dla nas niezwykle opłacalne, zwłaszcza gdy często podróżujemy, także w celach biznesowych. Jeżeli mowa już o biznesie, to należy pamiętać, że do wystawienia faktury za pobyt w hotelu są niezbędne nie tylko dane firmy, takie jak numer NIP, czy nazwa. Powinniśmy okazać też dokument, który poświadczy naszą tożsamość.
Minimalizacja danych – to zasada, która kierują się hotelarze
Dyskrecja jest niezmiennie i ściśle związana z zarówno z branżą hotelową, jak i gastronomiczną. Pracownicy hotelu i restauracji hotelowej są nie tylko uprzejmi i pomocni, ale zobowiązani są oni do utrzymania dyskrecji na temat dotyczący gości. Nie mogą oni udzielać poufnych, ani jakichkolwiek innych informacji odnośnie swoich klientów. Odstępstwem od tej reguły jest przesłuchanie w obecności policji, które ma służyć na przykład do wykrycia przestępstwa i ujęcia poszukiwanej osoby. W każdym innym przypadku obowiązuje reguła poufności, dlatego niemal niemożliwym jest, aby nasze dane wyciekły z zasobów hotelu. Oczywiście, jeśli na komputery, czy drukarki hotelowe zostanie przeprowadzony atak hakerski, to wówczas siłą rzeczy, taki niepożądany wyciek danych może mieć, jak najbardziej miejsce. Niemniej jednak zasada minimalizacji danych oznacza, że do tego, aby goście mogli przebywać na terenie obiektu, pozyskuje się tylko niezbędne do tego celu dane. Tak jak już było powiedziane powyżej, zdarza się, że goście dopuszczają się aktów wandalizmu. Bywa też i tak, że klient opuszcza hotel nie uregulowawszy uprzednio rachunku – może być to działanie zarówno celowe, jak i nieumyślne. Do rachunku za pobyt bardzo często dopisywany jest rachunek za konsumpcję w hotelowej restauracji. Bywa, że rachunek za posiłki nie zostaje opłacony, dlatego dane osobowe ułatwiają późniejszy kontakt z klientem i powodują, że zaległy rachunek jest płacony przelewem. Przesyłanie faktur, o ile nie są wypisywane na miejscu, może być również przeprowadzone właśnie dzięki znajomości danych, chyba, że klient wyraźnie zaznaczy, że faktura ma być wysłana na adres firmy.
Jakie dane są potrzebne hotelom – jakie dane może pozyskiwać hotel od gościa hotelowego?
Dane, które są niezbędne do meldunku to między innymi: imię i nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, aktualny numer telefonu oraz opcjonalnie adres poczty elektronicznej. Informacje te są przechowywane według zapisów ustawy i z reguły po pięciu latach ulegają skasowaniu. Po tym czasie wiele hoteli nie dysponuje danymi osób, które odwiedziły obiekt ponad pięć lat temu.
Czy hotel może zażądać dowodu osobistego?
Jeśli zastanawiamy się, czy do zameldowania się na pobyt w hotelu potrzebny jest dowód osobisty, to odpowiedź jest raczej twierdząca – tak, powinniśmy mieć przy sobie dowód osobisty. Zdarza się też tak, że wystarczy inny dowód tożsamości, aby skorzystać z usług takiego obiektu, może być to paszport, lub w niektórych sytuacjach prawo jazdy.